公司会议管理制度

一、目的
为规范公司会议管理，提高会议质量，降低会议成本，特制定本制度。

二、适用范围

适用于公司全体员工。

三、运行原则
为使公司的会议管理规范化和有序化，提高会议形式的行政决策效率，特制定本制度。公司会议制度本着精简、有效、节俭的原则运行。

四、会议类别
1．领导班子会议。
(1)由经理本人发起的内部高层会议。
(2)参加人员为经理、各分管副经理或相关议题的负责人。
(3)会议不定时召开，由经理本人或综合办发出通知，综合办负责收集和记录会议议题。
(4)会议纪要由综合办负责整理，各相关部门负责落实会议决议。
2．经理办公会议。
(1)经理办公会是由经理本人或委托人定期召开的工作例会。
(2)参加人员为经理、各分管副经理三及相关的科寝负责人。
(3)时间原则上定为每月固定日期召开。
(4)例会由综合办转发通知，并做好会议1喲相关准备工作。
(5)会议纪要由综合办负责整理，并寺于次日呈经理审阅后发放至各有关科室。
3．科室例会。
(1)科室例会是由各科室负责人定期召开的工作例会。
(2)原则上定为每周一次。
(3)例会时间由各科室根据科室工作特点合理安排，以不影响日常工作的正常进行为原则。
4．科室联合会议。
(l)科室联合会议是由经理或各分管经理发起召开的跨科室协调、协作专题会议。
(2)会议由综合办转发通知，并安排时间、地点。
(3)会议纪要由综合办负责整理，并于次日呈经理审阅后发放至各有关科室。
5．其他会议管理。
(1)综合办每月应将公司例会和各种临时会议，统一编制《会议计划》并印发给公司领导和各科室及有关人员。
(2)凡综合办已列入《会议计划》的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排其他会议时，召集单位应提前报请综合办以便进行调整。
(3)对于参加人员相同、内容接近、时间相适的几个会议，综合办有权安排合并召开。

五、会议要领
1．与会人员发言内容不能偏离了议题，应就会议题积极发言
2，发言一定要客观、公正，不能借机徇私或争夺个人利益。
3．与会人员要专心聆听发言，禁止打断别人发言。
4．发言者不能过于针对某些人，应就具体事实展开发言。
5．与会人员应根据准备的资料积极发言，禁止回避发言。
6．发言应抓住重点，言简意赅，通俗易懂，不能过于冗长。
7．发言人要肯于接受不同意见，保持友好的讨论气氛。

六、会议程序
1．会前准备。
(1)所有会议主持人和召集单位与会人员都应分别做好相关准备工作（包括提前拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草案、安排通知与会人等，落实会场、备好座位、纪念品及各种所需物件）。
(2)对定期的常规会议，在会前应明确该次会议主题和临时出席或列席人员。
(3)对不定期的重要会议，组织者应提供会议相关资料并上报申请，该申请批准后方可执行。该资料包括以下几点。
A．会议名称、会议主旨和目标。
B．会议时间、地点、议程、议项。
C．会议主持人、出席人员（名单）。
D．会议财务（支出收入）预算、现有筹备情况及进展。
E．（可能）存在的问题、解决方案及要求、筹划时间进度表。
2．会议通知。
(1)根据会议拟订会议通知，并提前张贴或发送。
(2)出席会议的重要或主要人员，应通过电话等方式确认是否能如期出席，并适时做出相应安排。
3．会场准备。会议组织者及时准备会议场所、会议文件或资料。必要时要进行会场布置、设备调试。对重点发言对象须确保其发言。
4．会议记录。会议进行中要做好记录。记录方式最好为速记笔录，必要时可录音、录像，妥善保存记录材料。

七、会议秩序与纪律
1．严格遵守开会时间，不得无故迟到或早退，特殊情况下，必须要经会议主持人批准。
2．会议期间手机应调至静音或振动状态，重要事情到会议室外接听。
3．会议发言应简明扼要，避免发表与会议无关的话题，会议主持者有权提示发言人，其他人员无权打断发言人的发言。
4．凡是违反会议秩序者，会议主持人有权给予通报批评，由综合管理办公室行专人监督执行。
5．会议应按规定时间准时召开，组织会议的科室会前应准备好会议议程及i有关内容，并负责维护会议纪律。
6．参会人员准时参加会议并签到，准备好与会议有关的资料，做好会议记录，对要求传达的会议内容要及时进行传达。
7．会议涉及机密事件，所有与会者要严守保密制度，不得外传泄密，否则按有关规定处理。
8．会议决议应由牵头部门及时书面通知相关执行部门，并负责监督落实情况。

八、会议记录
1．遵照“谁组织，谁记录”的原则，如有必要，主持人可根据本原则及会议议题所涉及业务的需要，临时指定会议记录员。
2．会议记录员应遵守的规定。
(1)做好会议的原始记录和考勤记录，并整理《会议纪要》。
(2)对会议已议决事项，应在原始记录处注明“议决”字样。
(3)会议原始记录与《会议纪要》最迟不超于次日呈报会议主持人审核签名。

九、会议精神的督办及执行
议、决策事项需要会后跟进落实的，按照部门职责分工由主办部门跟进落实，会议主持人另有指定的，由主持人指定。
2．会议跟进的依据以会议决议及原始记录为准。
3．办公室负责会议议定事项的督办和催办，定期检查会议决议、纪要及会议记录及落实情况，并将督办和催办情况报告会议主持人，并将作为考核当事人工作的主要依据。
4．部门会议的跟进落实、督促检查工作由各部门自行安排。

十、会议室管理
1．管理和使用权限。
(1)会议室由相关部门负责管理，各科室如因会议需要使用会议室，须事先向有关部门申请，统筹安排。
(2)各科室应安排并控制会议室使用时间，不影响其他科室使用会议室。
(2)会议室卫生由相关部门安排人员负责打扫，在每次会议召开前后均要进行卫生打扫，做好日常保洁。
2．会议室设备管理。
(1)会议结束后会议负责人应检查会议室各项设备与物品是否完好，并与会议室管理人员进行核对。
(2)会议室相关设备的管理、使用和维护由专人负责，其他人不得随意操作，否则造成设备损坏应按价予以赔偿。
十一、本制度经总经理审批后实施，修改时亦同。